Zapewnienie trwałości i dostępności dokumentacji medycznej jest kluczowe dla każdej placówki służby zdrowia. Podejście to wymaga przemyślanego planowania i przestrzegania przepisów, które regulują zarówno przechowywanie dokumentów, jak i ich archiwizację. W tym artykule omówimy najlepsze praktyki i standardy, które należy stosować, aby zapewnić bezpieczeństwo i dostępność dokumentacji medycznej.
Znaczenie okresu przechowywania dokumentów
Przechowywanie dokumentów medycznych jest ściśle określone przez prawo. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Istnieją jednak wyjątki, jak dokumentacja w przypadku zgonu pacjenta (30 lat) czy dokumentacja dzieci do lat dwóch (22 lata). Zrozumienie i przestrzeganie tych terminów jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania dokumentacją.
Metody zabezpieczenia dokumentacji medycznej
Zabezpieczenie dokumentacji medycznej przed uszkodzeniem, zniszczeniem czy dostępem nieuprawnionych osób jest priorytetem. Placówki medyczne muszą stosować odpowiednie środki zabezpieczające, w tym zabezpieczenia fizyczne (sejfy, szafy z zamkami) oraz cyfrowe (zabezpieczenia informatyczne, szyfrowanie danych).
Kluczowe aspekty zapewnienia trwałości i dostępności dokumentacji:
- Regularne kopie zapasowe – tworzenie regularnych kopii zapasowych dokumentacji elektronicznej zapewnia jej trwałość w przypadku awarii systemów.
- Cyfryzacja dokumentów – przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej ułatwia ich zarządzanie i szybki dostęp.
- Szkolenia dla personelu – regularne szkolenia z zakresu zarządzania dokumentacją i ochrony danych są niezbędne dla pracowników.
- Monitoring i przeglądy – regularne przeglądy stanu dokumentacji oraz monitoring systemów przechowywania pomagają w utrzymaniu standardów.
- Zastosowanie odpowiednich narzędzi IT – wykorzystanie specjalistycznych systemów do zarządzania dokumentacją medyczną zwiększa efektywność i bezpieczeństwo.
Przechowywanie dokumentacji a RODO
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wprowadza dodatkowe wymagania w zakresie ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej. Zapewnienie zgodności z RODO wymaga szczególnego podejścia do przechowywania, przetwarzania i udostępniania dokumentacji medycznej, zwłaszcza w kontekście jej wrażliwego charakteru.
Outsourcing przechowywania dokumentacji
W obliczu złożonych wymagań prawnych i logistycznych, wiele placówek medycznych decyduje się na przechowywanie dokumentacji medycznej przez firmy zewnętrzne. Specjalistyczne firmy oferują usługi archiwizacji i zarządzania dokumentacją, zapewniając zgodność z przepisami i ochronę danych.
Podsumowanie
Zapewnienie trwałości i dostępności dokumentacji medycznej wymaga zastosowania szeregu środków zabezpieczających, zarówno w sferze fizycznej, jak i cyfrowej. Kluczowe jest przestrzeganie okresów przechowywania dokumentów, stosowanie nowoczesnych metod archiwizacji oraz regularne szkolenia personelu. Outsourcing zarządzania dokumentacją może być korzystnym rozwiązaniem, pozwalającym na skupienie się na podstawowej działalności medycznej placówki. Warto w tym zakresie współpracować z profesjonalistami, takimi jak Rhenus Office.
