Zarówno małe, jak i duże firmy, przetwarzają duże ilość danych. Ważne jest, aby takie dokumenty papierowe niszczyć profesjonalnie i skutecznie, a można to zrobić dzięki niszczarkom biurowym do papieru. Jakie są rodzaje niszczarek? Jak wyglądają procedury niszczenia?
Praktyczne zastosowanie niszczarki do papieru w firmie
Niszczarka do papieru to urządzenie, które pozwala na profesjonalne niszczenie poufnych dokumentów, każde biuro powinno ją mieć, bo firmy mają obowiązek niszczenia danych. Niszczarka do papieru posiada specjalne nożyki, które tną papier na mniejsze kawałki, na przykład na paski lub ścinki. Niszczarka do biura skutecznie niszczy dokumenty, które są nie do odtworzenia. Ważna sprawa to dobranie rozmiaru niszczarki do potrzeb danej firmy. Przyda się ona zarówno w małych firmach, gdzie niszczy się mniejsze ilości faktur, jak i w biurach rachunkowych, kancelariach prawnych, firmach o profilu HR, gdzie jest dużo więcej danych wrażliwych, które należy bezpiecznie zutylizować. Dane osobowe, finansowe i poufne informacje to jedne z wielu przykładów wrażliwych danych. Warto dodać, że wymogi RODO nakazują niszczenie dokumentów i ważne jest, aby przestrzegać procedur bezpieczeństwa.
Rodzaje niszczarek i technologia
Jakie są rodzaje niszczarek do papieru? Dzieli się je głównie ze względu na stopień bezpieczeństwa, pojemność i wydajność. Niszczarki mogą niszczyć dokumenty na paski i choć są one tańsze, to nadają się do likwidowania dokumentów niewymagających dużego stopnia tajności. Z kolei niszczarki tnące na ścinki zapewniają całkowite zniszczenie dokumentów i są lepsze, jeśli chodzi o poufność danych. Niszczarki mogą być również biurowe, przybiurkowe lub wysoko-wydajne, w zależności od ilości niszczonych dokumentów. Można niszczyć 3 kartki jednocześnie, a można 50 lub 500. Wszystko zależy od naszych firmowych potrzeb. Warto wspomnieć, że niektóre niszczarki do papieru mają funkcję niszczenia innych nośników danych, takich jak CD/DVD, spinacze czy zszywki. Najwyższe modele mogą niszczyć także karty kredytowe i karty dostępu do drzwi. Takie urządzenia mogą mieć pojemność do 70l i warto je wybrać dla dużych korporacji. Pamiętaj o akcesoriach takich jak olej do niszczarki, a będzie ona dłużej żywotna. Ważna kwestia na którą należy zwrócić uwagę to klasa niszczenia dokumentów, czyli to jaki jest stopień tajności niszczarki. Tutaj przyjmuje się zasadę, że im mniejsze są ścinki po zniszczeniu, tym większa tajność dokumentów. Dla porównania, P-7 to najwyższa klasa niszczenia dokumentów, gdzie szerokość ścinka jest mniejsza lub równa 1 mm i dotyczy ściśle tajnych dokumentów, a klasa P-1 dotyczy mało ważnych dokumentów i daje ścinki mniejsze lub równe 12 mm.
Edukacja pracowników w zakresie korzystania z niszczarki
Posiadanie odpowiedniego sprzętu to jedno, a umiejętne korzystanie z niego to druga sprawa. Każda firma powinna przeszkolić swoich pracowników z bezpiecznego korzystania z niszczarek i skutecznego niszczenia dokumentów. Procedury RODO nakładają na firmy obowiązek niszczenia poufnych danych zgodnie z przepisami. Aby jednak prawidłowo wdrożyć je w firmie, trzeba wykonać audyt bezpieczeństwa danych i szkolenia z RODO i niszczenia dokumentów. Jakie dokumenty należy zniszczyć i po jakim czasie? To wszystko jest niezwykle ważne z punktu polityki procedur bezpieczeństwa danych w firmie. Odpowiednie praktyki zarządzania odpadami papierowymi pozwolą na szybszy obieg dokumentów w firmie. Niezależnie od tego czy jest to niszczarka do biura czy niszczarki do papieru profesjonalne, przydadzą się one w każdej firmie i pozwolą zachować poufność danych.